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Von Kaffee bis E-Mail-Ignoranz – was mir hilft, im Büro produktiv zu sein

Wie mein Blogname es schon verrät, bin ich eine Schreibtischtäterin. Neben der Couch und dem Bett ist mir der Schreibtisch definitiv das liebste Möbelstück bei uns zu Hause. Hier sitze ich am Wochenende oder abends und blogge, lese Blogs, schreibe oder beantworte Kommentare und freue mich, Teil dieser Community hier zu sein.

Ich habe aber nicht nur zu Hause einen Schreibtisch, sondern auch im Büro. Der Büroschreibtisch ist wesentlich größer (und aufgeräumter…) als mein heimischer und beherbergt einen Laptop + zweiten Bildschirm, eine Ablage und viele, viele bunte Post Its. Ich liebe Post Its, sie machen das Leben so viel leichter. Nach einem dreiviertel Jahr in meinem jetzigen Job weiß ich nämlich ziemlich genau, was mir im Arbeitsalltag dabei hilft, produktiv zu sein – und was eher nicht. Diese Erkenntnisse sind sicher nicht weltbewegend, aber ich möchte sie trotzdem gern mit Euch teilen, auch weil ich neugierig bin, wie andere Büromenschen ihren Alltag effektiv und effizient gestalten. Verratet mir darum gerne unten in den Kommentaren eure Tipps für einen erfolgreichen Schreibtischtag im Büro.

Ja bitte! – Das hilft mir dabei, im Büro produktiv zu sein

1. Schreibtisch

So simpel es klingt, mir hilft es sehr, einen festen Arbeitsplatz zu haben, an dem ich alles so arrangieren kann, wie es mir gefällt, vom Stuhl über die Notizzettel bis zum Getränk. Da ich Linkshänder bin, ist es für mich zum Beispiel wichtig, dass das Licht von rechts auf den Tisch fällt und dass links auf dem Schreibtisch Platz ist für Stifte und Zettel. Ein Bürokonzept, wo jeder sich einfach jeden Tag dort hinsetzt, wo er möchte oder wo gerade Platz ist, wäre nichts für mich. Es würde mich jeden Morgen einige Minuten an Organisation kosten, bis alles so ist, dass ich mich bereit fühle, mit der Arbeit zu beginnen. Manchmal setze ich mich im Büro an einen anderen freien Tisch, um etwas, das ausgedruckt vorliegt, Korrektur zu lesen. Das ist eine ganz nette Abwechslung. Wir haben auch ein Sofa im Büro, aber so gemütlich es ist – produktiv arbeiten kann ich dort nicht. Am Schreibtisch kommen mir nach wie vor die besten Ideen.

2. Musik

Ich liebe es, wenn es im Büro ganz still ist und alle konzentriert an ihren jeweiligen Projekten arbeiten. Ich sitze allerdings zusammen mit vier anderen Kollegen in einem Büro, in dem auch noch das Haupttelefon steht und bespaßt abgenommen werden muss darf (übrigens eine Aufgabe, die wir uns gerne wie den Schwarzen Peter gegenseitig unterschieben :-D). Es gibt also durchaus Tage, an denen das mit der Stille schwierig ist. Macht aber nichts, denn für solche Fälle gibt es ja Kopfhörer und Musik. Aber auch wenn es eigentlich ruhig ist, dürstet es mich bisweilen nach musikalischer Beschallung. An manchen Tagen fällt mir das Schreiben einfach leichter, wenn jemand in mein Ohr singt.

3. Kaffee

„But first – coffee!“ – Wie in wahrscheinlich fast allen Büros dieser Welt hat auch unsere Kaffeemaschine den ganzen Tag über viel zu tun. Ich bin niemand, dem die Hände zittern, wenn er mal eine Stunde keinen Kaffee hatte, aber die vormittägliche und nachmittägliche Koffeindosis muss schon sein. PC-Arbeit macht müde, aber mit meinen zwei Bechern täglich (okay, morgens zum Frühstück zu Hause trinke ich auch noch einen, also sind es eigentlich drei) wirke ich dem ganz gut entgegen.

4. E-Mails auch mal E-Mails sein lassen

Wenn ich konzentriert an einem Text oder einer Schreibaufgabe arbeite, kann es passieren, dass ich zwei Stunden nicht in meine E-Mails schaue. Manchmal tue ich das sogar bewusst nicht (ich Schelm!), weil mir klar ist, was dort im Normalfall auf mich wartet: irgendwelche Aufgaben, die kurzfristig angefallen sind und nun möglichst am selben Tag noch erledigt werden sollen sowie 38967 Benachrichtigungen von Facebook. Die Benachrichtigungen können auch mal ein paar Stunden im Postfach auflaufen und dann in einem Rutsch gelöscht werden. Und was die kurzfristigen Aufgaben betrifft: Wenn es superwichtig ist, wird mich jemand persönlich auffordern, diese sofort zu bearbeiten. Solange das nicht der Fall ist, lasse ich die E-Mails auch mal zwei Stunden E-Mails sein und beende erst die Aufgabe, an der ich gerade arbeite, bevor meine Konzentration flöten geht.

5. Post Its

Digitale Notizen sind überhaupt nicht mein Ding. Es geht so viel schneller und ist so viel einfacher, sich einfach ein paar Stichworte auf einem Post It zu notieren, Und schön bunt wird der Schreibtisch dadurch auch!

6. Aufgaben sinnvoll planen

Als Redakteurin dauern viele der Aufgaben, die ich bearbeite, einige Stunden. Nichts stört mich mehr, als wenn ich solche Aufgaben mehrfach unterbrechen muss, weil intere Meetings oder Kundentermine angesetzt sind, an denen ich teilnehme. Da ich meine Aufgaben selbstständig planen kann, versuche ich, die „gestückelte“ Bearbeitung zu vermeiden. Habe ich einen Termin von 14-16 Uhr, ist es wenig sinnvoll, danach noch einen Text zu beginnen, an dem ich voraussichtlich drei Stunden arbeiten werde. Die Zeit danach ist stattdessen perfekt für Ablage, Korrekturlesen, Aufgabenplanung oder kleine, kurzfristig angefallene Aufgaben (siehe 4.). Generell finde ich es sinnvoll, größere und komplexere Aufgaben vormittags zu erledigen. Ich bin zwar keine richtige Lerche, aber definitiv jemand, der vormittags seinen geistigen Höhepunkt hat. Außerdem bin ich ein großer Fan davon, ungeliebte Aufgaben direkt vormittags zu erledigen. Wie gut es sich anfühlt, das „Schlimmste“ des Tages schon vor dem Mittag erledigt zu haben! Natürlich funktioniert das auch andersherum: Eine schöne Aufgabe vor dem Feierabend (oder dem Wochenende) zu beenden, macht ebenfalls gute Laune.

7. Blick aus dem Fenster

Zum Glück steht mein Schreibtisch am Fenster. Wenn ich den Blick nach rechts richte, schaue ich nach draußen auf Bäume, die Straße und den Himmel. Wenn ich gerade nicht weiterkomme, hilft es mir sehr, einfach kurz aus dem Fenster zu schauen und die Gedanken schweifen zu lassen. Manchmal landen sie dann genau da, wo ich sie haben will!

8. Ein leerer Magen schreibt nicht gern

Ich verstehe nicht, was in Menschen vorgeht, die nicht gerne essen. Wie überstehen die ihren Tag? Hungrig kann ich überhaupt nicht produktiv sein. Ich frühstücke zu Hause und wie sehr ich mich auch bemühe – ich brauche auch noch einen Vormittagssnack, ansonsten schaffe ich es nicht bis zur Mittagspause. Neben dem guten, alten Käsebrot bin ich ein großer Fan von Nüssen geworden in den letzten Monaten. Die sind gesund und helfen gut über Hungerattacken hinweg. Nicht dass man bei uns im Büro Hunger leiden müsste, denn es gibt eigentlich ständig Kuchen oder Schokolade. 😀

Bitte nicht! – Produktivitätskiller

1. Permanente Gespräche

Ich arbeite in einem Großraumbüro. Dass es dort nicht komplett still ist den ganzen Tag, ist völlig okay und auch schön. Soziale Interaktion muss sein und trägt dazu bei, den Arbeitstag angenehm zu gestalten. Wenn jemand allerdings mehrmals täglich völlig unvermittelt, ungefragt und ausschweifend aus seinem Privatleben erzählt, während ich (und alle anderen) versuchen, das (wahrscheinlich straffe) Tagesprogramm zu bewältigen, stört mich das schon extrem. Aktuell ist das zum Glück kein Problem (mehr…).

2. Wasserdefizit

Ich trinke zu wenig und obwohl ich das weiß, fällt es mir schwer, dieses Problem zu beheben. Ich habe eine Karaffe mit Wasser an meinem Platz stehen, aber oft fülle ich diese montagsmorgens auf und sie ist dienstagsabends immer noch nicht leer. Auch Trinkerinnerungen helfen nicht – diese ignoriere ich einfach. Dabei weiß ich genau, dass Hirn und Körper genug Flüssigkeit brauchen, um fit zu bleiben.

3. extremer Zeitdruck

Unter Druck entstehen Diamanten? Bei mir jedenfalls nicht. In einer kurzen Zeitspanne auf DIE perfekte Idee zu kommen, funktioniert bei mir nicht sonderlich gut. Irgendetwas wird mir einfallen, aber die Wahrscheinlichkeit, dass mir etwas Besseres einfällt, wenn ich nochmal eine Nacht darüber schlafe und dann erneut ein paar Denkminuten investiere, ist sehr hoch.

Jetzt seid Ihr dran: Verratet mir, welche Routinen Euch helfen, am Schreibtisch produktiv zu sein – und es auch den Tag über zu bleiben! Und falls Ihr nicht zu den Büromenschen zählt: Wie sieht Euer Arbeitsalltag aus und was hilft oder stört Euch dort? Ich freue mich auf Eure Kommentare und Tipps.

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Autor:

Leidenschaftliche Bloggerin. Kaffeesüchtiger Serienjunkie. Schleswig-Holsteinerin im Exil. Ständig hungrig, vor allem aufs Leben.

46 Kommentare zu „Von Kaffee bis E-Mail-Ignoranz – was mir hilft, im Büro produktiv zu sein

    1. Ohne Kaffee geht gar nichts – da sind wir uns schon mal einig! 😉 Musst du auf deinem Arbeitsplatz irgendwas besonders einrichten, weil du Linkshänder bist? Oder gibt es irgendwelche Geräte, die für Rechtshänder konzipiert sind?

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      1. Ich hatte nie eine für Linkshänder und bin jetzt gerade richtig neugierig darauf, mal eine auszuprobieren. Wenn ich mal irgendwo eine günstige sehe, nehme ich sie mir mit und teste das mal. 🙂

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  1. Hm, Telefondienst ist auch so was, wovor ich mich gerne drücke. ^^
    Ansonsten, ich trinke im Büro mittlerweile recht problemlos 1,5-2 Liter Wasser, gerade bei der Hitze war das auch nötig. Da musste ich aber auch zu Beginn ein wenig aktiver daran denken.

    Gespräche mit den beidne Kollegen lenken natürlich ab, andererseits, acht Stunden dasitzen und sich anschweigen, das ist auch nicht so meins. Und es hilft, den Freitag zu überstehen, wenn mal nichts los ist.
    Essen ist auch wichtig, wobei ich gut frühstücke und dann meist erst mittags wieder futtere. Aber von Zeit zu Zeit muss die Bretzel gegen zehn her. ^^

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    1. Keiner mag Telefondienst! Man weiß ja nie, wer anruft und was derjenige will… :-/
      Wie schaffst du denn das mit den 2 Litern Wasser täglich? Trinkst du zu bestimmten Zeiten immer ein großes Glas oder konstant die ganze Zeit? Mein Problem damit, wenn ich so viel trinke, ist ja auch, dass ich dann alle 30 Minuten aufs Klo muss. Aber das ist wohl auch ein Frauenproblem… 😀
      Mich ereilt der vormittägliche Hunger übrigens meist so gegen halb elf – manchmal knurrt der Magen aber auch schon eine halbe Stunde früher…

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      1. Ganz genau!

        Ich hab ne 1l-Flasche auf dem Schreibtisch und trinke immer mal wieder daraus. Ich kann jetzt gar nicht sagen, nach welchen Kriterien ich das entscheide, die Flasche ist einfach da, und von Zeit zu Zeit wird sie benutzt. Manchmal, wenn ich nachdenke, manchmal, wenn ich zum Kollegen gehe, trinke ich vorher einen Schluck.
        Die Toilettenbesuche halten sich in Grnezen. Muss ja auch ein paar Vorteile haben, ein Mann zu sein. ^^

        Ja, an manche Tagen ist es genau so. An anderen ist es plötzlich Mittag und ich frage mich, wo die Zeit hin ist.

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  2. Ein inspirierender Beitrag für den Arbeitsalltag! 🙂 Bevor ich zu studieren begonnen habe, habe ich während und nach meiner Ausbildung in einem Büro (genauer einer Marketing-Abteilung) gearbeitet. Da ging es mir wie dir, dass mir ein persönlich eingerichteter Schreibtisch, zwei Tassen Kaffee für die vor- und nachmittäglichen Tiefs sowie eine gute Aufgabenplanung geholfen haben, produktiv zu sein.
    Post-Its waren mir immer ein bisschen zu chaotisch (oder haben sie bei dir ein System bzgl. Priorität/Thema?), aber ich bevorzuge auch eine handschriftliche Planung. Dafür hatte ich immer mein Notizbuch, in das ich die tägliche To-Do-Liste gekritzelt habe. Hast du auch Agendas oder genügen dir dann die Post-Its?
    Ansonsten war und ist ein richtiger Produktivitätskiller bei mir, wenn ich mittags zu schwer oder ungesund esse – dann geht nachmittags gar nichts mehr 😀

    Viele Grüße
    Fran (www.quergetippt.com)

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    1. Hallo Fran,
      danke dafür, dass du deine Produktivitätsstrategien hier teilst! 🙂
      Eine tägliche To-Do-Liste brauche ich nicht, weil wir in der Agentur mit einer großen Tabelle arbeiten, in der für jeden Mitarbeiter für jeden Tag alle Aufgaben erfasst werden (bzw. jeder sie dort selbst einträgt). Dort tracken wir gleichzeitig auch, wie lange eine Aufgabe gedauert hat. Ergänzend habe ich dann meine Post Its als Gedankenstützen für Dinge, die ich dort z. B. noch nicht eintragen kann, weil sie noch einige Wochen entfernt sind, die ich aber nicht vergessen möchte.

      Was das Essen betrifft, macht es mir tatsächlich nichts aus, mittags auch mal etwas Schwereres zu essen. Also keine Currywurst oder sowas, aber Nudeln gehen auf jeden Fall. Für mich ist eher ein totaler Produktivitätskiller, wenn ich mittags nur eine Scheibe Brot esse und dann um 14 Uhr wieder schlimmen Hunger habe. 😀 So unterschiedlich ist das wohl einfach.
      Ich wünsche dir noch viel Erfolg im Studium und produktive Schreibtischtage! 🙂
      LG Maren

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  3. Ein paar schöne Tipps hast du hier aufgeführt. Speziell der E-Mail-Tipp ist viel wert: Es kann auch helfen Benachrichtigungen in Outlook ganz abzustellen. Ich bin dafür aber noch nicht bereit, da ich immer über alles auf dem Laufenden sein will. Ganz schlimm.

    Ansonsten hilft auch sich ab und zu an einen Stillarbeitsplatz zurückzuziehen, zumindest für manche Textaufgaben (Telefon-Interview, etc.).

    Wasser trinken bereitet mir glücklicherweise keine Probleme. Ich brauche das einfach und komme täglich locker auf 2-3 Liter (2 davon in der Arbeit, d.h. 3 x 0,7 l). Mein Körper erinnert mich daran. Praktisch, nicht? 😉

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    1. Bist du ein kleiner Kontrollfreak? 😀 Ich habe bei FB schon gefühlt tausend Benachrichtigungen abgestellt, aber trotzdem laufen immer noch so… viele jeden Tag auf. Ich sollte mal gucken, ob FB irgendeine Aktualisierung der Datenschutzrichtlinien oder sowas hatte und die Benachrichtigungseinstellungen „von selbst“ geändert hat. 😀

      Einen Stillarbeitsplatz wünschte ich mir an hektischen Tagen manchmal auch. Oder ein Büro, in dem ich die Tür zumachen kann. Für ruhige Telefonate ist es ja fast unumgänglich, in einen anderen Raum zu gehen. Das funktioniert nur nicht, wenn man dabei den PC braucht. Ach, die Probleme der modernen Arbeitswelt!

      Ich frage mich gerade, ob das mit dem Trinken wohl ein Frauenproblem ist. Der gute pimalrquadrat schafft auch locker zwei Liter im Büro. Mein Körper hat offenbar kein besonders großes Verlangen nach Wasser. Wie erziehe ich ihn da jetzt um? 😉

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      1. Ja, bin ich. Allerdings nicht, was FB angeht (die Benachrichtigungen bekomme ich auch nicht), doch was die E-Mails meiner lieben Kollegen angeht, schon. Da will ich bei neuesten Entwicklungen nicht außen vor sein.

        Hmm, keine Ahnung. Früher war das bei mir übrigens auch nicht so, doch inzwischen merke ich richtig, wie sehr es mich anstrengt, wenn ich mal eine halbe Stunde kein Glas Wasser trinke.

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      2. Ich wüsste manchmal lieber nicht, was meine Kollegen gerade machen 😀 Nein, Quatsch, ist ja auch wichtig, dass man mitbekommt, was um einen herum passiert. Aber man sollte den Ablenkungsgrad durch E-Mails wirklich nicht unterschätzen. Mich hat das schon aus son mancher Aufgabe total rausgebracht.

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    1. Hallo Tabea, beim Thema Kaffee sind sich hier wirklich alle einig. Schön zu wissen, dass es in anderen Büros genauso abläuft wie bei mir. 🙂 Um dein Vorzimmerbüro beneide ich dich aber doch ein wenig – da hast du es bestimmt ruhiger als ich im Großraumbüro. Aber es hat ja alles seine Vor- und Nachteile…
      Liebe Grüße
      Maren

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      1. Liebe Maren,

        ja, ein Einzelbüro hat sicher oft Vorteile. Aber es kann auch einsam sein 😉
        Hmmm, mein Chef trinkt lieber Tee… Irgendwas stimmt da nicht 😉
        Liebe Grüße zurück,
        Tabea

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      2. Bei Teetrinkern frage ich mich immer, wie die den Tag überstehen, so ganz ohne Koffein. 😀 Aber es scheint ja zu gehen, sogar als Chef.
        Ich weiß auch nicht, ob ich mir auf Dauer ein Einzelbüro wünschen würde. Am besten wäre die Möglichkeit, sich irgendwohin zurückziehen zu können, wenn man es ruhig braucht. Das fände ich ideal. 🙂

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      3. Ich brauche morgens immer als erstes mein Käffchen 😉
        Bei mir ist normalerweise schon ordentlich was los. In der Urlaubszeit ist es halt manchmal blöde…
        Ja, eine Kombination aus beidem wäre klasse 😀

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      4. Wem sagst du das, die Urlaubszeit ist wohl in jedem Büro eine mittlere Katastrophe. Zwar sind dann auch viele Kunden im Urlaub, aber die normale Arbeit bleibt ja – nur dass sie sich auf weniger Schultern verteilt. Aber wem sage ich das… 😉

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  4. In der Redaktion gibt es auch „fliegende“ Arbeitsplätze, am schlimmsten finde ich bei den seltenen Besuchen dort dann Kopfhörer etc., die vorher von Kolleginnen getragen wurden, die sich ihr Parfum hinters Ohr tupfen. Zumindest vom Gefühl her stinkt man(n) dann selbst danach. 😦

    Apropos E-Mail…. *hüstel*

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    1. Ah, ja, E-Mail. Schande auf mein Haupt! 😦 Ich hab’s nicht vergessen, du bekommst diese Woche auf jeden Fall noch eine Antwort, versprochen!

      Das mit den Kopfhörern auf den fliegenden Arbeitsplätzen klingt ganz fürchterlich. Ich möchte schon gar nicht irgendwelche Kopfhörer benutzen, die andere Menschen benutzt haben. Und wenn sie dann auch noch Parfüm auf einen abwälzen – igitt! :-/ Must du auch an solchen Plätzen arbeiten?

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      1. Isso – da ist der Lieblingsverein noch das kleinste Problem.

        Da gab es mal ’ne Kollegin, die hat statt 0’40 für die News 1’20 abgeliefert… Beitrag flog raus, weil zu lang. Ergo ging sie nächsten Tag zum Abteilungsleiter und bezichtigte die News- Verantwortlichen, ein „Frauenproblem“ zu haben. Die durften dann antanzen und erklären, daß und warum sie den mal eben doppelt so langen Beitrag gekickt hatten… Konnten froh sein, daß die Gleichstellungsbeauftragte keinen Wind davon bekommen hatte… 🙂

        Ist das denn schlimm mit dem Lieblingsverein? War doch nur’n Elferschießen…

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      2. Uhh, das ist immer ein ganz schmaler Grat, auf dem man (also eher Frau…) da wandelt, wenn bei nicht korrekt erbrachter Leistung und anschließender „Strafe“ direkt mit der Gleichstellungsbeauftragten gedroht wird. Ich finde es wichtig, dass es diese Funktion gibt, aber auch als Frau sollte man erstmal drei Schritte zurücktreten und sich überlegen, ob man hier wirklich die „Frauenkarte“ ziehen will, denn das wird so schnell niemand mehr vergessen, dass man das getan hat. Dein Beispiel wäre für mich so gar kein Grund dafür, aber da gibt es sicherlich Geschlechtsgenossinnen, die das anders sehen…

        Mit dem Lieblingsverein steht alles zum Besten. Das Elfmeterschießen kommentierte man nur damit, dass es ja nur der unwichtige Super-Cup (oder wie das Ding heißt…) gewesen wäre. Außerdem konnte Mann das Spiel eh nicht sehen, weil Mann arbeite musste (Glück für mich… 😀 )…

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      3. Da bin ich immer froh, dass es bei uns kein Frauenproblem dieser Art gibt. Bei uns dürfen keine Frauen arbeiten 🙂 🙂

        BTW: Solche Beschwerde – Shows zeugen nicht gerade von Können 😉 Zudem, ist ja schön, dass Frauen Möglichkeiten bekommen (ich gönne sie ihnen ehrlich) aber sie haben immer mit einem bitteren Beigeschmack zu kämpfen, Hast du den Job aufgrund deiner Fähigkeiten oder erfüllst du nur die Frauenquote….

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      1. Dann stapel mal 6 Tage lang im Stehen im Innendienst, ca. 1500 Koffer pro Schicht mit Durchschnittsgewicht von 25 Kilo 😉
        Oder im Außendienst auf allen Vieren mehrere Hundert pro Tag 😉

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  5. Liebende Neuesvomschreibtisch

    Blumen auf Ihm oder in Sichtweite
    Schnitt oder Topf
    Nur funktional praktische Gerätschaft
    Irgendetwas nur zum schön Sein
    Dazwischen alles weglassend
    Und in dem Verantwortungsmitgefühl
    Das der erdbehaftete Bauarbeiter
    In einer Tiefbaugrube kein Untermensch
    Dafür Dir die Kabel für schnelleres internet legt
    Und Ihr beide einfach zwei scheinbare Ex treme
    Füreinander dankbar lebt

    dankend
    Dir Joaquim von Herzen

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